Workshop là sự kiện được tổ chức với mục đích để mọi người có thể gặp gỡ, trao đổi và thảo luận về một chủ đề cụ thể thuộc lĩnh vực nào đó. Các buổi workshop diễn ra thường xuyên và mang đến nhiều hình thức đa dạng. Vậy xây dựng kế hoạch tổ chức workshop như nào để sự kiện diễn ra suôn sẻ và tốt nhất có thể. Xem ngay bài viết bên dưới nhé!!!
Mục lục bài viết
Xác định mục tiêu trước khi xây dựng kế hoạch tổ chức workshop
Trước khi xây dựng kế hoạch tổ chức workshop bạn cần xác định mục tiêu trước nhé:
Mục Đích của Workshop
Ban tổ chức cần phải xác định mục tiêu của Workshop một cách rõ ràng. Việc hiểu đúng những gì bạn muốn sẽ giúp buổi Workshop diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.
Mục Tiêu của Workshop
Tiếp theo, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được sau buổi Workshop. Có thể là số lượng người tham gia, doanh thu thu được… Việc xác định mục tiêu cụ thể sẽ thúc đẩy tăng trưởng doanh số và xây dựng hình ảnh thương hiệu trong tương lai.
Hình Thức Tổ Chức
Tùy thuộc vào tính chất của Workshop, bạn có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp. Ví dụ, đối với buổi chia sẻ chuyên đề học thuật, việc chọn những địa điểm sang trọng và yên tĩnh như nhà hàng, quán cafe lớn là lựa chọn hợp lý.
Còn nếu là buổi chia sẻ thực tế, giao lưu với tính chất năng động, bạn có thể xem xét việc tổ chức ngoại trời để tạo không khí tươi mới và sôi động.
Trả lời 5W1H
Khi bạn nhận được thông tin về một sự kiện workshop sắp tổ chức, bước đầu tiên cần thực hiện là phân tích cụ thể 5W1H như sau:
- Who: Đối tượng chính tham dự sự kiện là ai? Những người mà sự kiện hướng đến là những ai?
- What: Loại workshop là gì? Nội dung chính của buổi workshop là gì?
- When: Workshop sẽ diễn ra vào thời điểm nào? Đây có phải là một sự kiện đơn lẻ hay một chuỗi nhiều buổi khác nhau?
- Where: Địa điểm tổ chức workshop sẽ ở đâu?
- Why: Sự kiện workshop diễn ra với mục đích gì? Bạn đang muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện này?
- How: Làm thế nào để bạn sẽ thực hiện workshop và tổ chức nó sao cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, đồng thời đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã nêu trên?
Khi bạn đã tự mình trả lời đầy đủ các câu hỏi trên, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về sự kiện workshop và có khả năng thực hiện nó theo đúng hướng và mục đích ban đầu.
Xây dựng đội ngũ nhân sự sự kiện
Với mọi sự kiện, dù lớn hay nhỏ quan trọng nhất là việc thành lập một đội ngũ để cùng hợp tác làm việc và vận hành dự án. Hãy xây dựng một đội ngũ nhân sự và phân chia công việc cho mỗi người. 
Hãy tạo các cuộc họp thường xuyên để cùng nhau theo dõi tiến độ công việc, phân tích tình hình. Việc này giúp đội ngũ hiểu rõ về tiến triển công việc, nhận biết vấn đề và tìm ra cách giải quyết một cách hiệu quả.
Nắm rõ insight khán giả
Khi xây dựng kế hoạch tổ chức workshop bạn phải xác định mục tiêu mà khán giả mong đợi khi tham dự buổi workshop là gì. Bằng cách hiểu rõ insight khán giả, bạn sẽ dễ lập kế hoạch xây dựng ý tưởng chương trình với các hoạt động phù hợp, nhằm đáp ứng tốt nhất và làm nổi bật mục đích mà khán giả hướng đến khi tham gia workshop của bạn.
Nếu có thể, bạn có thể tiến hành một cuộc khảo sát ý kiến từ khán giả để họ có cơ hội đưa ra những đề xuất và mong muốn cụ thể về nội dung, hoạt động mà họ muốn trải nghiệm trong workshop.
Hoạch định ngân sách
Lên một bảng chi phí với những đầu mục cần chi trả là bước tiếp theo khi xây dựng kế hoạch tổ chức workshop, bao gồm: địa điểm, nhân sự, trang thiết bị, kỹ thuật, di chuyển đi lại, logistics,.. Những chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào hình thức tổ chức workshop của bạn.
Sau đó hãy tính toán vào ngân sách bạn đang hiện có và nếu workshop của bạn đang bán vé thì hãy tính toán kĩ xem liệu chi phí tổ chức buổi hội thảo có phù hợp với giá vé dự kiến của bạn hay không. Không những thế bạn phải tính toán rất kĩ về số lượng tối thiểu khách tham dự có thể mua vé để xác định xem sự kiện bạn tổ chức liệu có thu lại được lợi nhuận.
Lên kịch bản chương trình
Việc xây dựng một kịch bản chương trình chi tiết là vô cùng cần thiết để bạn và đội ngũ của mình có thể hiểu rõ mọi hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.
- Giới Thiệu Buổi Hội Thảo:
- Mở đầu buổi workshop bằng một buổi giới thiệu nhanh và chân thành về sự kiện.
- Chia sẻ mục tiêu và mong muốn của buổi workshop.
- Giới Thiệu Diễn Giả:
- Tự giới thiệu các diễn giả có mặt trong sự kiện.
- Mô tả nhanh về chủ đề và nội dung mà mỗi diễn giả sẽ trình bày.
- Bài Thuyết Trình:
- Đặt lịch trình cụ thể cho từng bài thuyết trình.
- Chú trọng vào việc giữ sự hấp dẫn và tương tác của khán giả.
- Phiên Thảo Luận:
- Xác định thời gian cho phiên thảo luận sau mỗi bài thuyết trình.
- Khuyến khích mọi người tham gia, tương tác và chia sẻ ý kiến.
- Hỏi Đáp (Q&A):
- Dành thời gian cho một phiên hỏi đáp cuối cùng với diễn giả.
- Chuẩn bị cách thức thu thập và trả lời câu hỏi từ khán giả.
- Kết Thúc Buổi Workshop:
- Tổ chức một tổng kết ngắn về nội dung đã được trình bày.
- Cảm ơn và gửi lời tri ân đến tất cả mọi người đã tham gia.
Khi kịch bản được xây dựng chặt chẽ như vậy, đội ngũ có thể theo dõi và thực hiện mọi bước một cách hiệu quả, giúp buổi workshop diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng.
Tìm kiếm địa điểm tổ chức
Khi tổ chức các sự kiện tại công ty, trường học hoặc những địa điểm đã sẵn có, nỗi lo về việc tìm kiếm địa điểm và chi phí cho việc thuê địa điểm thường giảm đi đáng kể. Ngược lại, khi không có sẵn địa điểm, việc lập danh sách các địa điểm phù hợp là quan trọng. Các yếu tố cần xem xét bao gồm sự thuận tiện về giao thông, vị trí gần trung tâm thành phố, có bãi giữ xe, quy mô và sức chứa. Phải đảm bảo rằng mọi lựa chọn phù hợp với ngân sách được dành cho sự kiện.
Xem thêm: 5 Chiến lược marketing ngành thời trang hiệu quả
Xây dựng kế hoạch truyền thông
Trước khi tổ chức workshop, việc xây dựng nội dung cho các bài viết truyền thông giúp bạn có cơ hội lan tỏa thông tin về sự kiện một cách rộng rãi. Lựa chọn các trang cộng đồng liên quan sẽ tăng khả năng tiếp cận đến đông đảo người quan tâm. Bạn cũng có thể hợp tác với các trang đã có uy tín để đạt được sự hỗ trợ trong việc quảng bá sự kiện.
Tương tác với bình luận từ khán giả là việc không thể bỏ qua. Khán giả sẽ có nhiều câu hỏi và quan tâm, vì vậy cần có một đội ngũ hoặc người chịu trách nhiệm để phản hồi và giải đáp thắc mắc của họ.
Rehearsal
Rehearsal là bước không thể thiếu đối với mọi loại sự kiện. Buổi diễn tập giúp mọi người hiểu rõ hơn về vị trí và nhiệm vụ của họ trong ngày sự kiện. Nó cũng giúp phát hiện và giải quyết những vấn đề có thể xảy ra. Hãy kiểm tra kỹ về tốc độ internet, chất lượng âm thanh và nội dung slide.
Nếu bạn đang làm việc với đội visual và trình chiếu, hãy lưu trữ tất cả file quan trọng vào một định dạng chung hoặc sao lưu trên ổ cứng, USB để đề phòng những tình huống nằm ngoài dự kiến.
Tạm kết
Trên đây là những bước xây dựng kế hoạch tổ chức workshop mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi, chúc bạn một ngày tốt lành.
