KPI là gì? Tại sao KPI lại quan trọng

KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng thang đo KPI hiệu quả và phù hợp nhất cho từng vị trí công việc? Bạn hãy cùng Simple Page tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

KPI là gì?

KPI ngoài tên thường gọi là chỉ số hiệu suất, còn được biết đến với tên gọi khác như tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh. Bạn có thể tìm thêm một vài định nghĩa trên Wikipedia hoặc Investopedia. Khi bắt đầu công việc kinh doanh online thì các công việc thường làm đó là xác định quy mô tổ chức doanh nghiệp, lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, thiết kế trang web giới thiệu doanh nghiệp, xây dựng văn phòng, tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch KPI,…

Ta có một vài ví dụ về KPI:

• Tỷ suất lợi nhuận
• Doanh thu định kỳ hàng tháng
• Hoạt động của kinh doanh
• Tăng trưởng doanh số bán hàng
• Giá trị dự kiến
• Lịch hoạt động

Xem thêm: Lộ trình xây dựng mô hình kinh doanh thời trang trong 12 tháng

Các loại KPI

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều rất cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.

Có năm loại KPI chính:

• KPI kinh doanh
• KPI tài chính
• KPI bán hàng
• KPI tiếp thị
• KPI quản lý dự án

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.

Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI tài chính:

• MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
• Biên độ lợi nhuận
• Dòng tiền hoạt động (OCF)
• Vốn lưu động
• Tỉ lệ hiện tại
• Biến động ngân sách

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Một vài KPI doanh thu phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
• Chi phí mỗi lần mua
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

KPI bán hàng có thể được theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng.

KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI tiếp thị:

• Số lượt truy cập website
• Chi phí mỗi lần mua
• Điều kiện tiếp thị (MQL)
• Điểm quảng cáo
• Tỷ lệ chuyển đổi

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

KPI cấp cao và KPI cấp thấp

KPI cấp cao chứng minh hiệu suất tổng thể của công ty, ví dụ về KPI cấp cao bao gồm: Tăng trưởng hàng năm, Doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) và Thị phần phân bổ khách hàng. Các cá nhân đơn lẻ không ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất này vì đây được coi là kết quả của việc làm việc theo nhóm trên nhiều phòng ban.

KPI cấp thấp cho thấy hiệu suất của các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, các chỉ số kinh doanh cấp thấp gắn liền với công việc hàng ngày của mọi người cho từng phòng ban.

Tại sao KPI’s lại quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hoặc chính là mục tiêu chính, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao KPIs nên được sử dụng và cách sử dụng quan trọng nhất của một KPI.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Bằng cách có thể đo lường các mục tiêu sử dụng KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Nếu không sự tiết lộ từ số liệu thống kê quan trọng hiệu suất của KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng. Một KPI có thể cho thấy rằng đánh giá của bạn là không chính xác và cảm nhận “hiệu năng kém” có thể cho ra những kết quả thống kê thuận lợi và mang lại kết quả tốt.

Ngược lại, nhân viên hiệu năng kém khó có thể chối cãi trường hợp của họ, nếu thống kê KPI của họ cho thấy không thuận lợi.

Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu KPIs được coi là không thể truy cập).

5. Nâng cao nhuệ khí

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có thể khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần.
Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác về kiên định và khiến họ tập trung vào việc đạt đượccác mục tiêu của KPI.

Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software củng cố thêm quan điểm này bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược hiệu quả KPI hướng về phía sự hài lòng của nhân viên. Họ nói rằng nếu bạn đã có một cuộc khảo sát một cách chuyên nghiệp ngành và phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho các nhân viên của công ty bạn, bạn có thể sẽ thấy rằng hầu hết các quản lý chỉ sử dụng khoảng 60% khả năng của nhóm. Đó là số liệu chỉ trích nặng nè đối với các nhà lãnh đạo có tính tạo động lực nhất.

Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

Cách sử dụng KPI

KPI có thể được sử dụng để giám sát hiệu suất của công ty bạn trên tất cả các phòng ban, sử dụng bảng điều khiển KPI và thêm số liệu của bạn vào bảng điều khiển KPI để có tổng quan nhanh về từng mục tiêu quan trọng. Bảng điều khiển KPI là một công cụ báo cáo thời gian thực tế của việc thu thập, gom nhóm, tổ chức và minh họa các chỉ số quan trọng của công ty, bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển KPI để theo dõi thành tích của mỗi mục tiêu của từng phòng ban. Các công cụ quản lý, tính toán KPI thường được tích hợp kèm theo các phần mềm quản lý công việc – dự án.

Giá trị lớn nhất mà bảng điều khiển doanh nghiệp hiện đại mang tới nằm ở khả năng cung cấp thông tin theo thời gian thực tế về hiệu suất của một công ty, kết quả là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các đội ngũ có thể đưa ra các quyết định có định hướng dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm giác. Một bảng điều khiển doanh nghiệp thời gian thực tế toàn diện ngay lập tức giúp ta nhận thấy các khu vực đang có vấn đề và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng.

Dưới đây là năm câu hỏi thiết yếu mà mọi người nên trả lời trước khi tạo bảng điều khiển KPI:

• Kết quả kinh doanh mong muốn của tôi (mục tiêu) là gì?
• Các giá trị KPI có thể được cải thiện bằng hành động như thế nào?
• Chúng ta có tất cả dữ liệu có liên quan cần thiết để theo dõi KPI chưa?
• Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì (ví dụ: KPI và các thước đo nào nên được bao gồm)?
• Làm cách nào để hình dung các chỉ số KPI cụ thể (đồ thị, số liệu, sơ đồ,…)?

Làm thế nào để lựa chọn đúng KPI?

Để chọn KPI đúng, bạn cần phải xác định mục tiêu kinh doanh của mình, mỗi chỉ số KPI bạn theo dõi cần phải đo được và gắn với việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Tốt hơn là bạn nên tập trung vào một số chỉ số quan trọng thay vì lan man ở nhiều số liệu không liên quan, chỉ giám sát các KPI có liên quan đến tổ chức của bạn và đảm bảo rằng mọi yếu tố kinh doanh của bạn đều đáp ứng tiêu chí SMART:

KPI SMART được hiểu như sau:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Có thể đo được
• Attainable  – Có thể đạt được
• Relevant – Những yếu tố liên quan
• Time-Bound – Giới hạn thời gian

Hãy nhớ là KPI khác nhau cho từng ngành công nghiệp, giai đoạn tăng trưởng và giai đoạn của dự án, chỉ thực hiện theo các tiêu chuẩn ngành nghề nếu phù hợp với mục tiêu và mong đợi của bạn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng các thước đo mà bạn đo lường sẽ thay đổi khi công ty của bạn phát triển và mở rộng quy mô, sử dụng các ví dụ đã đề cập ở trên để xác định KPI có phù hợp cho doanh nghiệp và đội ngũ của bạn hay không.

Đứng đầu một doanh nghiệp thành công được xem là dễ dàng hơn khi bạn sử dụng KPI cung cấp một cách tổng quan về thời điểm bạn đang hoạt động, bạn sẽ hiểu sâu hơn về xu hướng lịch sử, tiến bộ vào thời điểm hiện tại và các vấn đề xảy ra trước đó, có thể sử dụng thông tin này để duy trì tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Kết luận

Mặc dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn hành động một cách tiềm năng dựa trên các tiêu chí của KPI.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trường từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng có thể định lượng được.

Nguồn: Tham khảo & tổng hợp

Có thể bạn quan tâm:

Mindmap quy trình kinh doanh đa kênh với Landing Page mới nhất 2021

Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh