Điện thoại giúp chúng ta dễ dàng kết nối và trao đổi thông tin với nhau qua những cuộc gọi. Tuy nhiên, để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả, bạn cần nắm vững một số kỹ năng quan trọng. Bài viết dưới đây, mình sẽ giới thiệu đến bạn 10+ kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng cuốn hút.
Mục lục bài viết
Kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng cuốn hút
1. Xác định thời gian gọi đến
Việc chọn đúng thời điểm gọi điện không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn tăng khả năng cuộc gọi đạt kết quả mong muốn. Tránh gọi vào những khung giờ “vàng” như sáng sớm (khi mọi người đang chuẩn bị cho ngày làm việc), giờ nghỉ trưa (thời gian thư giãn và nạp năng lượng) hay buổi tối (khoảng thời gian dành cho gia đình và nghỉ ngơi). Những thời điểm này, người nhận cuộc gọi thường bận rộn hoặc không sẵn sàng cho việc trao đổi, có thể dẫn đến sự khó chịu hoặc phản ứng tiêu cực.
2. Giới thiệu, chào hỏi và nêu rõ mục đích cuộc gọi
Ngay khi đầu dây bên kia nhấc máy, hãy bắt đầu bằng lời chào hỏi lịch sự và giới thiệu bản thân một cách rõ ràng. Tiếp theo, hãy đi thẳng vào vấn đề bằng cách nêu rõ mục đích cuộc gọi. Việc này giúp người nghe nắm bắt được nội dung chính và sẵn sàng tham gia vào cuộc trò chuyện. Một lời mở đầu mạch lạc và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và mở đường cho cuộc trao đổi suôn sẻ.
3. Chuẩn bị nội dung cuộc gọi
Một cuộc gọi hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi bấm số, hãy xác định rõ những thông tin quan trọng cần truyền đạt và những câu hỏi cần đặt ra. Bạn có thể liệt kê các ý chính ra giấy hoặc tập dượt trước để đảm bảo trình bày một cách trôi chảy và tự tin. Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian của cả hai bên và tránh tình trạng ấp úng, thiếu chuyên nghiệp.
4. Sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm và dễ hiểu
Trong giao tiếp qua điện thoại, giọng nói là công cụ duy nhất để truyền tải thông điệp. Vì vậy, hãy sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, rõ ràng và truyền cảm để tạo sự thiện cảm và thu hút sự chú ý của người nghe. Tránh nói quá nhanh, quá nhỏ hoặc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành mà đối phương có thể không hiểu. Hãy diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác.
5. Kết thúc cuộc gọi
Khi đã trao đổi hết thông tin cần thiết, hãy kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự. Tóm tắt lại những điểm chính đã thảo luận và xác nhận lại các bước tiếp theo (nếu có). Đừng quên cảm ơn người nghe vì đã dành thời gian và chào tạm biệt trước khi gác máy nhẹ nhàng.
Lưu ý: Nếu sử dụng điện thoại bàn, hãy đặt nhẹ nhàng ống nghe xuống để tránh gây tiếng ồn khó chịu.
Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại khi bạn là người nghe
1. Đừng để người gọi chờ quá lâu
Hãy cố gắng trả lời cuộc gọi nhanh nhất có thể. Để chuông reo quá ba hồi có thể khiến người gọi cảm thấy khó chịu và mất kiên nhẫn. Nếu bạn đang bận hoặc không tiện nghe máy, hãy gọi lại ngay khi có thể và giải thích lý do cũng như hẹn thời gian cụ thể để trao đổi. Điều này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong giao tiếp.
2. Đừng để đối phương độc thoại
Trong cuộc trò chuyện, hãy tích cực lắng nghe và phản hồi lại những gì người gọi chia sẻ. Đừng để họ nói một mình mà hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách sử dụng những câu như “Tôi hiểu rồi”, “Vâng”, hoặc đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề. Những phản hồi tích cực này cho thấy bạn đang tập trung và quan tâm đến những gì họ nói.
3. Thể hiện thái độ tích cực
Mặc dù không thể nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt qua điện thoại, giọng nói của bạn vẫn có thể truyền tải thái độ và cảm xúc. Hãy luôn giữ giọng điệu niềm nở, tích cực và mỉm cười khi nói chuyện. Người gọi sẽ cảm nhận được sự cởi mở và thiện chí của bạn, tạo nên một cuộc trò chuyện hiệu quả.
4. Chuẩn bị sẵn giấy bút
Nếu cuộc gọi liên quan đến việc trao đổi thông tin quan trọng, hãy chuẩn bị sẵn giấy bút để ghi chú lại những điểm chính. Điều này giúp bạn ghi nhớ thông tin một cách chính xác và chủ động hơn trong việc đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi.
5. Tránh ăn uống khi nói chuyện
Ăn uống trong khi nói chuyện điện thoại có thể gây ra tiếng ồn khó chịu và làm thay đổi giọng nói của bạn, khiến người nghe khó chịu và mất tập trung. Hành động này cũng thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người gọi và cuộc trò chuyện.
6. Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện
Sau khi kết thúc cuộc gọi, hãy tóm tắt lại những điểm chính đã thảo luận để đảm bảo bạn đã hiểu đúng và đầy đủ thông tin. Việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện không chỉ giúp bạn ghi nhớ mà còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người gọi.
Hãy gửi lời chào tạm biệt để tăng sự chân thành. Ví dụ như “Cảm ơn anh/chị đã lắng nghe”, “Dạ em chào anh/chị”, …
Một số lưu ý trong kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng
Nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một số mẹo nhỏ để bạn trò chuyện chuyên nghiệp với khách hàng qua điện thoại:
- Nhớ tên khách hàng, gọi đúng tên thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
- Chỉ nói khi chắc chắn, tránh đưa thông tin sai lệch hoặc không rõ ràng.
- Tránh chuyển cuộc gọi nhiều lần vì sẽ gây khó chịu và dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin.
- Đừng nhận cuộc gọi khác khi đang trao đổi với một khách hàng.
- Nếu hẹn gọi lại, hãy thực hiện đúng hẹn.
- Ngay cả khi khách hàng không có nhu cầu mua hàng, hãy đối xử lịch sự và tôn trọng.
- Giải quyết mâu thuẫn bằng sự hòa nhã, tránh đổ lỗi hoặc tranh cãi với khách hàng. Hãy bình tĩnh giải thích và tìm cách giải quyết vấn đề.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch chăm sóc khách hàng chi tiết nhất 2023
Thực trạng gọi điện thoại hiện nay
Điện thoại di động đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại, đặc biệt là trong việc giao tiếp. Tuy nhiên, cách thức giao tiếp qua điện thoại cũng đang có những thay đổi đáng kể:
Các ứng dụng nhắn tin như iMessage, Facebook Messenger, WhatsApp, Telegram, Line,… ngày càng phổ biến, khiến nhiều người chuyển sang giao tiếp bằng tin nhắn thay vì gọi điện. Mặc dù tiện lợi và nhanh chóng, tin nhắn lại có những hạn chế về khả năng truyền tải cảm xúc và nội dung chi tiết.
Mặc dù tin nhắn đang ngày càng phổ biến, nhưng cuộc gọi điện thoại vẫn là cách thức giao tiếp được ưa chuộng trong nhiều trường hợp. Gọi điện cho phép trao đổi thông tin trực tiếp, rõ ràng và thể hiện cảm xúc tốt hơn so với tin nhắn.
Với sự phát triển của công nghệ, video call đang trở thành một phương thức giao tiếp ngày càng phổ biến. Các ứng dụng như Zoom, Skype, Facetime,… cho phép mọi người nhìn thấy và trò chuyện với nhau trực tiếp qua màn hình, mang lại trải nghiệm giao tiếp chân thực và sống động hơn. Video call đặc biệt hữu ích trong công việc, học tập và giao tiếp với người thân, bạn bè ở xa.
Tổng kết
Bài viết trên, mĩnh đã tổng hợp đến bạn 10+ kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng cuốn hút. Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi, chúc bạn một ngày tốt lành.
