Để tổ chức một sự kiện thành công, việc lập kế hoạch truyền thông đóng một vai trò quan trọng để thu hút sự tham dự của khách hàng. Hãy khám phá ngay các bước quan trọng cần có trong một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện trong bài viết sau từ Simple Page chia sẻ.
Mục lục bài viết
Cấu trúc cơ bản của một kế hoạch truyền thông sự kiện
Không có một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cố định, bởi vì các doanh nghiệp có chiến lược khác nhau và mỗi sự kiện cũng có đặc điểm riêng. Ngoài ra, kế hoạch truyền thông cũng phụ thuộc vào các nguồn lực có sẵn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã cố gắng tổng hợp các yếu tố chung từ các mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện của nhiều chuyên gia truyền thông sự kiện trên thế giới. Sau đó, chúng tôi đã tạo ra một mẫu kế hoạch mà bạn có thể tham khảo dưới đây.
Phân tích về truyền thông sự kiện
1. Bối cảnh diễn ra sự kiện
Phần bối cảnh sự kiện rất quan trọng để định hướng và xác định mục tiêu của kế hoạch truyền thông. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi phân tích bối cảnh sự kiện:
- Định vị thương hiệu: Xác định vị trí và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp trong lĩnh vực của mình. Sự kiện cần phản ánh đúng giá trị này và tạo điểm kết nối với khách hàng.
- Mục đích sự kiện: Rõ ràng về lý do tổ chức sự kiện và mục tiêu cụ thể bạn muốn đạt được. Điều này giúp xác định thông điệp cốt lõi và hướng dẫn các hoạt động truyền thông.
- Các sự kiện nhỏ bên trong: Nếu sự kiện chia thành các phần nhỏ hơn như hội thảo, triển lãm, cuộc thi, hãy xác định rõ mục tiêu và nội dung của từng phần này.
- Mốc thời gian quan trọng: Xác định các mốc thời gian quan trọng trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, để bạn có thể xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp.
- Lực lượng tham gia chính: Liệt kê những người và tổ chức chính tham gia vào sự kiện. Điều này bao gồm những người trong công ty bạn và những đối tác đồng tổ chức nếu có.
Thông tin chi tiết về các yếu tố này sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả.
2. Tổng quan về môi trường bên ngoài của truyền thông sự kiện
Hãy hiện thực hóa doanh nghiệp của bạn trong một bối cảnh rộng lớn hơn và xem xét vị trí hiện tại của bạn trong lĩnh vực kinh doanh cũng như sự tác động của thị trường đối với bạn.
Để phân tích môi trường bên ngoài, bạn có thể lựa chọn một trong hai mô hình sau đây: Mô hình PEST và Mô hình SWOT.
Mô hình PEST (Political – Chính trị, Economic – Kinh tế, Social – Xã hội, Technological – Công nghệ) là một công cụ hữu ích để xác định cách từng khía cạnh của thị trường ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Tuy nhiên, mô hình này thường phù hợp với các sự kiện có sự ảnh hưởng lớn.
Mô hình SWOT (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội, Threats – Thách thức) cũng là một công cụ hiệu quả. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu sẽ giúp bạn tập trung vào nội lực của doanh nghiệp của bạn. Còn cơ hội và thách thức sẽ hình thành một bức tranh tổng quan khi bạn tổ chức sự kiện của mình.
Dưới đây là một số gợi ý có thể giúp bạn điền vào các phần của mô hình phân tích:
- Đối thủ của bạn là ai? Gần đây, họ đã thực hiện những hoạt động gì? Họ đã tổ chức sự kiện tương tự chưa? Điều gì thu hút khách hàng đối với bạn mà không phải đối thủ cạnh tranh, và ngược lại?
- Pháp luật và văn hoá có hỗ trợ cho những gì bạn đang làm không?
- Ý kiến của công chúng về chủ đề của sự kiện như thế nào? Có xu hướng nào đang thịnh hành có thể hỗ trợ cho sự kiện này không?
- Xu hướng phát triển trong lĩnh vực kinh doanh của bạn là gì?
- Các yếu tố kinh tế nào liên quan đến sự kiện của bạn?
3. Các đối tượng liên quan tới truyền thông sự kiện
Phần này đề cập đến những cá nhân hoặc tổ chức mà bạn mong muốn và thực sự có ảnh hưởng đối với sự kiện của bạn. Các đối tượng này có thể là khách hàng trực tiếp, nhà phân phối, nhà đầu tư, báo chí và nhiều đối tượng khác. Chúng ta sẽ phân tích từng đối tượng, xem xét đặc điểm riêng của họ, cộng đồng mà họ thuộc về, và cách họ có thể phản ứng đối với sự kiện.
Rất nhiều kế hoạch thường chỉ tập trung vào việc lợi ích mà bạn có thể đạt được từ những đối tượng này, mà không xem xét trước những khả năng tiêu cực có thể xảy ra. Sự tiêu biểu này có thể dẫn đến tình huống mất cân bằng và không linh hoạt khi phải đối mặt với những vấn đề xấu.
Hãy nhớ rằng bên cạnh những người ủng hộ sự kiện của bạn, luôn tồn tại những nhóm đối tượng có thể phản đối. Vì vậy, kế hoạch truyền thông của bạn nên bao gồm cả chiến lược để đối phó với họ.
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết
1. Mục tiêu của kế hoạch
Mục tiêu của truyền thông sự kiện cần được xác định rõ trước khi quyết định cách tổ chức sự kiện. Hãy sắp xếp mục tiêu trong phần này của kế hoạch.
Hãy đảm bảo không nhầm lẫn giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu kinh doanh. Một sự kiện có thể thành công về tổ chức nhưng không đảm bảo tăng doanh số bán hàng gấp đôi nhờ truyền thông.
Hãy xem xét những gì bạn muốn đạt được qua kế hoạch truyền thông của mình. Ví dụ:
- Bạn có muốn giới thiệu sản phẩm mới không? Bằng cách tạo ra nhu cầu mới hoặc khơi dậy nhu cầu có sẵn?
- Bạn đang tìm kiếm sự ủng hộ từ công chúng hoặc muốn giải quyết một vấn đề cụ thể?
- Bạn có muốn nâng cao danh tiếng của công ty không?
Hãy đảm bảo rằng mục tiêu của bạn đáp ứng được 5 tiêu chí SMART (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan, Có giới hạn thời gian).
2. Đối tượng mục tiêu
Hãy xác định những nhóm đối tượng mục tiêu mà đóng góp một phần quan trọng vào sự thành công của chiến lược truyền thông sự kiện, thông qua việc giúp bạn xây dựng các thông điệp và chiến thuật tiếp cận thích hợp.
Bạn cần quyết định xem đối tượng quan trọng nhất mà bạn sẽ tiếp cận trong chương trình truyền thông là ai. Hãy suy nghĩ cẩn thận về lý do tại sao bạn lựa chọn họ thay vì những người khác, vai trò mà họ đóng trong suốt sự kiện và mức độ hiểu biết của họ về bạn. Kết quả cuối cùng cần là việc bạn hiểu rõ họ, bao gồm cả chân dung và hành vi điển hình của họ.
Dưới đây là một số nhóm tiềm năng có thể trở thành công chúng của bạn:
- Những người có tiếng nói trong cộng đồng.
- Các nhóm chuyên gia và nhà phân tích chuyên môn trong lĩnh vực.
- Chính phủ.
- Nhân viên trong doanh nghiệp.
- Cộng đồng trực tuyến (ví dụ: các nhóm trên mạng xã hội, các cộng đồng đặc biệt, các blogger).
Báo chí.
3. Phân tích SWOT – yếu tố quan trọng trong mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
Phân tích SWOT là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố nội bộ và ngoại bộ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông sự kiện. Việc phân tích SWOT giúp doanh nghiệp:
Xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp: Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp xác định những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện phù hợp với điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của doanh nghiệp.
Xác định cơ hội và thách thức của thị trường: Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp xác định những cơ hội và thách thức của thị trường, từ đó xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện phù hợp với thị trường.
Để phân tích SWOT trong mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định mục tiêu phân tích: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu phân tích SWOT là gì, chẳng hạn như xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.
- Thu thập thông tin: Doanh nghiệp cần thu thập thông tin về doanh nghiệp, thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
- Phân tích thông tin: Doanh nghiệp cần phân tích thông tin để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.
- Trình bày kết quả phân tích: Doanh nghiệp cần trình bày kết quả phân tích SWOT một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Các yếu tố cần phân tích trong SWOT
- Điểm mạnh (Strengths): Các yếu tố nội bộ mà doanh nghiệp làm tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh.
- Điểm yếu (Weaknesses): Các yếu tố nội bộ mà doanh nghiệp làm kém hơn so với đối thủ cạnh tranh.
- Cơ hội (Opportunities): Các yếu tố bên ngoài mà doanh nghiệp có thể tận dụng để phát triển.
- Thách thức (Threats): Các yếu tố bên ngoài có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp.
4. Chiến lược truyền thông
Sau khi xác định bạn muốn đạt được điều gì và tiếp cận đối tượng mục tiêu, bây giờ chúng ta cần xác định cách thực hiện. Hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Bạn sẽ sử dụng các công cụ nào?
- Bạn muốn chủ động đưa thông tin tới công chúng mục tiêu hay chờ đợi họ tìm kiếm?
- Quá trình tiếp cận của bạn sẽ diễn ra như thế nào?
- Trình tự xuất hiện trên báo chí và các phương tiện truyền thông xã hội của bạn ra sao?
5. Thông điệp truyền thông
Truyền đạt thông điệp là việc bạn muốn trình bày với mọi người, muốn họ nói về bạn trong câu chuyện của họ và cũng là điều mọi người sẽ nhớ đối với sự kiện đó lâu dài.
Hãy chú ý đến những điểm sau khi xây dựng thông điệp:
- Thông điệp phải phù hợp với mục tiêu của bạn.
- Thông điệp cần truyền đạt những điều độc đáo và mới mẻ về sự kiện.
- Có thể sử dụng con số và tên riêng để làm cho thông điệp trở nên cụ thể hơn.
- Thông điệp cần áp dụng cho tất cả các đối tượng mục tiêu, có thể là thông điệp chung cho tất cả hoặc mỗi nhóm đối tượng mục tiêu có một thông điệp riêng biệt.
6. Chiến thuật tiến hành
Một quy tắc quan trọng là chiến lược phải phù hợp với những gì bạn đã lập kế hoạch trước đó.
Khi bạn đưa ra tuyên bố, hãy đảm bảo bạn đã có chiến lược trước, trong và sau tuyên bố để duy trì sự chú ý của công chúng hoặc truyền thông suốt thời gian. Nếu có bất kỳ sự thiếu hiểu biết nào từ công chúng hoặc truyền thông, hãy sử dụng chiến thuật tăng cường hiểu biết trước khi đưa ra tuyên bố bất cứ điều gì. Đảm bảo rằng chiến lược định hình sẽ khác biệt hoàn toàn so với chiến thuật bị động.
Khi bạn đề xuất chiến thuật, hãy chắc chắn rằng nó bao gồm tất cả đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn có thể sử dụng danh sách để đảm bảo rằng mỗi nhóm đối tượng đều được xem xét trong 2 hoặc 3 chiến thuật.
Chiến thuật được xem xét là phần trọng tâm trong kế hoạch. Bạn có thể bắt đầu từ kế hoạch triển khai, kế hoạch truyền thông cho mỗi sự kiện cụ thể (cuộc thi, hội thảo, triển lãm, v.v.). Hãy cố gắng làm cho mọi thứ trở nên cụ thể, từ thời gian biểu đến quy tắc của cuộc thi, mẫu thiết kế biểu ngữ và thậm chí cả tên của MC trong từng chương trình.
7. Phân tích rủi ro
Kỹ năng quản lý rủi ro đóng một vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng các vị trí liên quan đến PR – Sự kiện. Mọi kế hoạch truyền thông cho sự kiện đều cần phải xem xét trước các rủi ro có thể xảy ra và đã chuẩn bị sẵn phương án ứng phó.
Thường, phần này được trình bày dưới dạng câu hỏi và trả lời (Q&A) để đảm bảo tính logic và dễ hiểu cho người đọc. Ví dụ:
Q: Nếu có sự cố với khán giả quá nhiệt tình trong buổi chơi trò chia quà, chúng ta sẽ xử lý thế nào?
A: Dịch vụ trọn gói của chúng tôi bao gồm đội ngũ an ninh với 3 người. Một người sẽ được bố trí tại cổng vào, một người ở khu vực chơi trò chia quà và một người sẽ đứng bên cạnh bàn phát quà. Họ đã được huấn luyện để ứng phó với khán giả quá nhiệt tình và các vấn đề an ninh khác.
Trong quá trình thực hiện các câu hỏi và trả lời cho bảng Q&A này, chúng ta có thể phát hiện các thiếu sót trong kế hoạch và điều chỉnh chiến lược và chiến thuật cho sự kiện.
8. Dự trù kinh phí
Kế hoạch truyền thông của bạn sẽ không thể tiến xa nếu thiếu nguồn kinh phí. Mọi đề xuất trong kế hoạch cần phải có một ngân sách ứng dụng cụ thể. Việc trình bày các số liệu chi tiết cho từng hạng mục sẽ giúp kế hoạch được duyệt dễ dàng hơn.
Dự trù ngân sách cũng giúp bạn đảm bảo sự cân nhắc giữa mục tiêu trong kế hoạch và khả năng tài chính của công ty.
9. Tiêu chí đánh giá
Hãy xem xét lại mục tiêu của bạn một lần nữa. Làm thế nào để bạn có thể đo lường thành công của chiến dịch truyền thông sự kiện và xác định được bạn đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm mục tiêu?
Nếu kế hoạch của bạn được chia thành từng giai đoạn, quy trình đánh giá cũng cần phải phản ánh từng giai đoạn đó. Hãy cố gắng xác định các chỉ số đo lường phù hợp với những gì bạn đã định hình cho suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Ví dụ:
- Có bao nhiêu phương tiện truyền thông đã đưa tin về sự kiện của bạn? Có bao nhiêu trong số đó xuất hiện trong mục tin tức nổi bật? Họ có trích dẫn lời phát biểu hoặc sử dụng hình ảnh mà bạn cung cấp không?
- Các bài đăng trên Facebook có bao nhiêu lượt tiếp cận và lượt tương tác?
- Lưu lượng truy cập trên trang web như thế nào? Tỷ lệ bỏ trang và thời gian trung bình trên trang là bao nhiêu?
- Bạn đã gửi được bao nhiêu email marketing? Tỷ lệ phản hồi là bao nhiêu?
- Có bao nhiêu bài đăng liên quan đến sự kiện của bạn trên Facebook?
Ngoài ra, bạn có thể tổ chức một cuộc khảo sát trực tuyến phù hợp với quy mô sự kiện và thu thập ý kiến đánh giá chân thực từ khán giả và người tham dự sự kiện.
File Excel mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
Dưới đây, Simple Page xin tổng hợp và cung cấp các excel mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cơ bản, bao gồm:
- Mục tiêu tiếp thị
- Ý tưởng trong lĩnh vực tiếp thị
- Phân tích thị trường mục tiêu
- Phân tích SWOT
- Chiến lược định vị
- Chiến lược tiếp thị kết hợp
TẢI FREE EXCEL MẪU KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN CHI TIẾT
Trên đây là mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết do Simple Page chia sẻ. Hy vong với những nội dung vừa chia sẻ trên sẽ giúp bạn thành công trong việc lập kế hoạch truyền thông sự kiện cho mình, Chúc các bạn thành công,
