Thuê người viết content là điều mà nhiều doanh nghiệp thường làm để chạy marketing, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ….Vậy làm sao để outsource content đạt hiệu quả cao, quy trình nhanh gọn. Bài viết hôm nay, mình sẽ tổng hợp đến bạn những kinh nghiệm mà mình đã tích góp được nhé!
Mục lục bài viết
- Tóm tắt và đánh giá độ khó dự án
- Thuê người viết content giá tốt, chất lượng ở đâu?
- Chuẩn bị bản Content Brief rõ ràng (Những tiêu chuẩn/KPI cụ thể)
- Lập Outline định hướng cho CTV
- Liệt kê những lỗi thường gặp vào Brief
- Đề xuất và yêu cầu CTV xác nhận
- Thường xuyên Feedback
- Giao bài vừa đủ
- Training khéo léo
- Luôn dành thời gian kiểm duyệt
- Nghệ thuật khen/chê
- Tạm kết
Tóm tắt và đánh giá độ khó dự án
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ về dự án của bạn hoặc của khách hàng. Sau đó, hãy tổng hợp thông tin dự án cho cộng tác viên như sau:
- Lĩnh vực cụ thể mà bạn cần viết về là gì?
- Số từ khoảng bao nhiêu bạn dự định cho mỗi bài viết?
- Phong cách viết (như thông tin, thú vị, hướng dẫn, hài hước, v.v.) bạn muốn áp dụng?
- Số lượng bài viết mà bạn cần trong dự án?
- Các điều kiện cần thiết để ứng tuyển (chẳng hạn, CV, portfolio, giới thiệu ngắn gọn về bản thân).
Một điểm quan trọng nữa là đánh giá độ khó của công việc. Ví dụ:
“Dự án về nội thất có nhiều thông tin trên mạng để tham khảo, vì vậy công việc này khá dễ dàng!”
Điều này giúp bạn dễ dàng đưa ra mức lương phù hợp, tối ưu hóa chi phí sản xuất nội dung một cách hiệu quả.
Thuê người viết content giá tốt, chất lượng ở đâu?
Bạn có thể đăng tóm tắt dự án lên các nhóm thuê viết content website, thuê viết content facebook như “Chợ Content”, “Cùng làm Content Marketing tại nhà” và các nhóm tương tự để tìm kiếm CTV.
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp này, phần lớn người tham gia có thể là người mới, vì vậy để đảm bảo chất lượng, bạn cần tiếp cận càng nhiều người càng tốt. Thường, từ mỗi 100 người bạn tiếp cận, có khoảng 2-3 người sẽ viết nội dung tốt.
Chuẩn bị bản Content Brief rõ ràng (Những tiêu chuẩn/KPI cụ thể)
Content Brief (tóm tắt nội dung) đơn giản là bản tóm tắt các công việc mà CTV cần thực hiện và cung cấp thông tin cụ thể. Bản Content Brief bao gồm các mục sau:
Mục tiêu bài viết: Nêu rõ mục đích của bài viết, chẳng hạn như chia sẻ thông tin, thúc đẩy bán hàng, giới thiệu sản phẩm, hoặc tạo sự tò mò.
Xưng hô: Đề cập cách gọi tên bạn, thường là “Kind” hoặc “Kind Content,” và hướng dẫn CTV gọi khách hàng là “bạn.”
Hình ảnh: Cung cấp tệp hình ảnh cần sử dụng và yêu cầu về việc sử dụng ảnh.
USP (Unique Selling Proposition – Lợi thế cạnh tranh): Đặc điểm nổi bật của sản phẩm hoặc dự án cần được thể hiện trong bài viết.
Bố cục bài viết: Xác định cách bài viết cần được thiết kế và tổ chức.
Yêu cầu SEO: Nếu cần tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm, đưa ra các yêu cầu về SEO như từ khoá cốt lõi, mô tả META, và tiêu đề.
Cách bàn giao: Hướng dẫn về cách và thời gian giao bài viết.
Văn phong: Xác định phong cách viết, chẳng hạn như chuyên nghiệp, thân thiện, hoặc hài hước.
Bài mẫu: Cung cấp ví dụ hoặc mô hình về cách bạn muốn bài viết được viết.
Mục tiêu của Content Brief là đảm bảo rằng CTV hiểu rõ yêu cầu của dự án và có đủ thông tin để viết bài một cách hiệu quả. Nó cũng cho phép bạn đánh giá bài viết dựa trên các tiêu chí đã xác định.
Lập Outline định hướng cho CTV
Việc đưa ra Outline và Guideline cụ thể đã được nghiên cứu từ trước là một phần quan trọng để đảm bảo rằng CTV sẽ viết theo ý bạn. Không nên chỉ đơn giản ném cái tiêu đề và từ khóa mà không cung cấp hướng dẫn cụ thể. Việc đó có thể dẫn đến viết bài không đạt yêu cầu.
Nếu bạn muốn thuê bài viết sáng tạo, bạn cũng cần cung cấp các thông tin cơ bản. Tuy nhiên, đừng quá chi tiết, để CTV còn có không gian cho sáng tạo của họ. Thường thì, việc không nhắc đến phần Content Brief ngay từ đầu có thể giúp xác định xem CTV có khả năng tự hỏi và tìm hiểu không. Nếu họ hỏi, đó có thể là dấu hiệu tích cực.
Liệt kê những lỗi thường gặp vào Brief
Liệt kê các lỗi rõ ràng giúp giảm thiểu khả năng CTV mắc lại lỗi, tiết kiệm thời gian phản hồi và tăng chất lượng công việc. Dưới đây là một số lỗi thường gặp:
- Sai ngữ pháp và chính tả.
- Thiếu logic trong cấu trúc bài viết.
- Không tối ưu hóa từ khoá cho SEO.
- Sử dụng cụm từ hoặc câu quá dài và phức tạp.
- Lặp lại từ hoặc ý nhiều lần.
- Sử dụng ngôn ngữ quá chuyên ngành khó hiểu cho đối tượng mục tiêu.
- Thiếu lối kết nối giữa các đoạn văn hoặc ý không mạch lạc.
- Cấu trúc câu không đa dạng.
- Không kiểm tra và cập nhật thông tin liên quan mới nhất.
- Sử dụng hình ảnh không liên quan hoặc không có quyền sử dụng.
Đề xuất và yêu cầu CTV xác nhận
Việc đặt câu hỏi một cách cụ thể và rõ ràng giúp đảm bảo rằng CTV đã hiểu bản Brief. Thay vì hỏi “Bạn đã hiểu công việc chưa?” bạn có thể hỏi như sau:
“Vui lòng tóm tắt CÔNG VIỆC BẠN SẼ LÀM để hoàn thành 2 bài viết cho mình. Nếu có bất kỳ sai sót nào, chúng ta có thể chỉnh sửa ngay để bạn không phải làm lại.”
Khi đã có sự xác nhận rõ ràng về việc họ đã hiểu công việc, bạn có thể xác định deadline một cách rõ ràng với ngày, tháng, và giờ cụ thể.
Nếu CTV xác nhận họ đã hiểu công việc 100%, bạn có thể thư giãn và đợi kết quả, sẵn sàng để kiểm tra và cung cấp phản hồi sau này.
Ngoài ra, nên thường xuyên theo dõi tiến độ và hỏi xem có khó khăn gì không, để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
Thường xuyên Feedback
Dù đôi khi có thể gây căng thẳng, nhưng Feedback thường xuyên giúp đảm bảo rằng bài viết cuối cùng sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bạn và của khách hàng.
Khi đưa phản hồi, nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu và cung cấp lý do “tại sao” đó là lỗi và “cách sửa” nó. CTV có thể hiểu rõ về những điểm cần cải thiện và cách thức để sửa chúng.
Đôi khi, một chút căng thẳng có thể giúp CTV thấu hiểu tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu và tránh mắc lại lỗi. Tuy nhiên, nên giữ một tinh thần xây dựng và hợp tác trong quá trình phản hồi để đảm bảo rằng mối quan hệ làm việc vẫn diễn ra một cách hiệu quả.
Giao bài vừa đủ
Việc chỉ giao 10 bài mỗi tuần là một cách tốt để đảm bảo chất lượng công việc và giữ mối quan hệ làm việc hiệu quả với CTV. CTV thường có nhiều dự án và công việc khác, vì vậy việc phân bổ thời gian cẩn thận là cần thiết.
Bạn cũng nên yêu cầu nộp ít nhất 2 bài mỗi 2 ngày là một cách để đảm bảo tiến độ và không để công việc dồn lại vào cuối tuần. Điều này giúp tạo áp lực nhẹ và duy trì sự liên tục trong quá trình viết, giúp CTV quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Training khéo léo
Tâm lý và lối làm việc của mỗi người đều có sự lười. CTV cũng không ngoại lệ. Quan trọng là đảm bảo rằng những tài liệu hoặc khóa học bạn cung cấp cho họ là hữu ích và đủ thú vị để họ tiếp tục học hỏi và cải thiện.
Training cho các CTV một cách khéo léo giúp đảm bảo CTV dễ dàng tiếp thu và có hứng thú hơn trong công việc.
Luôn dành thời gian kiểm duyệt
Không nên đặt quá nhiều niềm tin vào CTV, việc kiểm duyệt bài viết một cách cẩn thận là quan trọng để đảm bảo chất lượng công việc.
Việc đọc và kiểm tra lại bài viết ít nhất 3 lần bởi 3 người khác nhau là một biện pháp tốt để đảm bảo chất lượng. Đầu tiên, người viết cần tự kiểm tra và chỉnh sửa lỗi. Sau đó, người kiểm duyệt cần xác nhận rằng bài viết đạt chất lượng đủ tốt trước khi đưa tới người đăng bài. Người đăng bài sau đó tiếp tục tối ưu hóa SEO và kiểm tra lại một lần nữa.
Quy trình kiểm duyệt bài viết này giúp đảm bảo rằng bất kỳ lỗi nào sẽ được phát hiện và sửa chữa trước khi bài viết được xuất bản. Đảm bảo rằng CTV luôn cảm thấy có sự kiểm tra và hỗ trợ từ các người khác trong quá trình làm việc, giúp tạo động lực để họ làm việc tốt hơn.
Nghệ thuật khen/chê
Phương pháp này là một cách thông minh để tạo động lực và duy trì mối quan hệ tích cực với CTV. Việc khen ngợi và phê phán một cách cân đối giúp xây dựng một môi trường làm việc khái quát và khuyến khích CTV làm việc tốt hơn.
Khi bạn khen ngợi, bạn tạo niềm tin và lòng tự tin cho CTV, giúp họ thấy được giá trị của công việc mình đang làm. Khi bạn phê phán, bạn giúp họ hiểu rõ những sai lầm và cách để cải thiện, đồng thời không tạo ra áp lực quá lớn.
Quan trọng là tập trung vào hành vi và lỗi sai cụ thể, không chỉ trích thẳng bản thân CTV.
Tạm kết
Trên đây mình đã tổng hợp kinh nghiệm thuê người viết content siêu xịn. Với những kinh nghiệm trên, mong rằng bạn sẽ có thêm được phần nào kiến thức để outsource content hiệu quả nhất. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi.
