Để tiết kiệm nguồn lực và tăng năng suất làm việc của team.
——–
Trong thời gian vừa qua, mình thường xuyên nhận được tin nhắn của bạn bè hỏi về việc làm thế nào để xây dựng được hệ thống báo cáo chạy realtime trên Excel, có đầy đủ báo cáo dạng bảng, dạng biểu đồ, so sánh cùng kỳ….thể hiện được hiệu quả của từng chiến dịch, từng mẫu quảng cáo, từng ads, từng nhân viên marketer, từng nhân viên sales thì hôm nay mình tổng hợp nhu cầu của các anh chị và chia sẻ một số công cụ khá hay mà các anh chị có thể sử dụng.
Đầu tiên là về báo cáo, mình từng biết rất nhiều công ty lớn ở Việt Nam tới nay vẫn xây dựng báo cáo trên Excel hoặc Google Sheets sau đó copy sang Powerpoint để báo cáo, việc này có các vấn đề:
-
Mất thời gian và lãng phí nguồn lực vì nhân viên phải dành thời gian làm báo cáo ảnh hưởng tới công việc chính
-
Không thể hiện hết được thực trạng thực tế của công ty do người làm báo cáo không có mindset, model. Dẫn đến báo cáo không phản ánh hết được thực trạng của doanh nghiệp cũng như nhu cầu quản trị
-
Không kịp thời, do báo cáo được xây dựng tại một thời điểm dẫn đến báo cáo bị trễ không realtime.
-
Không đủ dữ liệu báo cáo, do không có mindset từ đầu nên dữ liệu không đủ làm báo cáo
-
Và rất nhiều vấn đề khác…
Có anh chị sẽ nói rằng, ở công ty anh có IT, các bạn ấy lên hệ thống báo cáo tự động realtime rồi. Mình đồng ý với điều đó và đã từng làm như vậy, tuy nhiên có các vấn đề sau:
-
Nghiệp vụ của IT không phải là người làm báo cáo, do đó họ không có mindset để xây dựng lên các báo cáo có tính tham khảo để ra quyết định
-
IT không thể làm mọi báo cáo mà các bộ phận cần, anh chị hình dung 1 bộ phận cần 10 báo cáo, 10 bộ phận khi này có tới 100 báo cáo, IT sẽ làm cái gì trước cái gì sau và khi nào sẽ xong?
-
Vẫn là nghiệp vụ của IT không phải là người làm báo cáo, anh chị sử dụng IT làm báo cáo là đang lãng phí nguồn lực.
Vậy giải pháp là gì?
Để khắc phục các hạn chế trên, các nhà phát triển phần mềm như Microsoft, Oracle, Google… cho ra mắt Power BI, Tableau, Google Data studio … để giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo quản trị realtime, xem được trên nhiều thiết bị qua app, web và đảm bảo được yếu tố bảo mật. Hiện tại dự án Gitiho.com bên mình đang sử dụng Google Data Studio rất okie.
Ưu điểm:
-
Dễ sử dụng như Excel, do đó ai cũng tự xây dựng báo cáo được mà không cần IT
-
Realtime, làm một lần sử dụng mãi mãi, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, ra quyết định kịp thời
-
Báo cáo đa dạng và trực quan hơn Excel nhiều lần
-
Xem được trên đa nền tảng, do đó người làm quản trị chỉ cần smartphone là có thể nắm được đường tơ kẽ tóc các hoạt động tại công ty mà không cần họp hay yêu cầu nhân viên báo cáo
-
Giảm áp lực báo cáo tới nhân viên, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động.
Trên là một số thông tin về một số công cụ mà anh chị có thể sử dụng để visual báo cáo trực quan giúp tiết kiệm nguồn lực và tăng năng suất làm việc.
Cám ơn anh chị.
Theo FB Bach Xuan Nguyen
