Cách gửi mail không bị vào spam bạn nên nắm

Hiện nay, việc gửi email không chỉ là một phương tiện truyền thông mà còn là một phần quan trọng của công việc và giao tiếp cá nhân. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo rằng email không rơi vào hòm thư rác là một vấn đề mà nhiều người quan tâm. Dưới đây là cách gửi mail không bị vào spam bạn nên nắm.

Duy trì và cải thiện uy tín của IP server và domain bạn dùng gửi thư

Các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) luôn thực hiện việc thu thập thông tin về email gửi từ đâu, sử dụng địa chỉ IP và domain nào để phát tán thông điệp quảng cáo. Những kết quả thu được khi bạn gửi email sẽ phản ánh chất lượng của người gửi email. Tỷ lệ mở email, tỷ lệ email bị hỏng, và số lượng người dùng đánh dấu email của bạn là spam sẽ là các chỉ số mà Email Service Providers (ESP) theo dõi và sử dụng để đánh giá địa chỉ IP và domain của bạn có đáng tin cậy để đưa vào hòm thư đến hay không.

Nội dung

Trong trường hợp tỷ lệ email vào hòm thư đến thấp, nhiều khi nguyên nhân có thể xuất phát từ nội dung email chứa quá nhiều từ được các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) đánh giá là spam. Dưới đây là những vấn đề cụ thể mà bạn cần chú ý:

• Tần suất các từ bị xem là spam: Sử dụng quá nhiều từ như “promotion”, “marketing”, “bonus” hay “free” có thể làm tăng khả năng bị xếp hạng thấp.
• Chất lượng liên kết ngoài trong nội dung: Liên kết đến trang web có nội dung không lành mạnh như khiêu dâm có thể làm giảm uy tín của email.
• Tỷ lệ hình ảnh và chữ: Nếu tỷ lệ này quá cao, có thể gây ảnh hưởng không tốt đến việc email vào inbox.
• Kích cỡ của thư gửi đi: Thư gửi có dung lượng lớn có thể bị xem là khó tính và có khả năng bị đưa vào hòm thư rác.
• Uy tín của nơi bạn lấy link hình ảnh: Sử dụng hình ảnh từ nguồn không đáng tin cậy có thể ảnh hưởng đến việc email của bạn vào hòm thư đến.
• Liên quan giữa nội dung và tiêu đề: Việc đảm bảo sự liên quan giữa nội dung và tiêu đề giúp tăng cơ hội để email vào inbox.
• Đặc biệt quan trọng là phải chú ý đến việc có ít nhất một đoạn văn bản dạng chữ trong email. Nếu email chỉ chứa hình ảnh mà không có nội dung văn bản, khả năng cao sẽ bị xếp hạng thấp và đưa vào hòm thư rác.

Chất lượng danh sách email

Hầu hết chúng ta thường lựa chọn cách dễ dàng là mua danh sách email thay vì xây dựng từng bước một. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là người nhận email chỉ sẽ mở thư nếu nội dung liên quan đến nhu cầu thực sự của họ. Không ai muốn mở một email quảng cáo nhà hàng hải sản nếu họ thuộc danh sách người ăn chay. Việc gửi email không phù hợp với đối tượng nhận sẽ gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của bạn.

Nguồn gửi email (From)

Bạn không nên dùng các địa chỉ email thuộc các dạng sau sẽ giúp giảm tỉ lệ vào spam hơn: info@yourdomain.com, marketing@yourdomain.com, bonus@yourdomain.com, free@yourdomain.com…

Luôn check điểm spam của bạn trong chương trình gửi email

Các chương trình này được xây dựng để kiểm tra từ khoá, các URL không tốt, tỷ lệ hình và chữ… tuân thủ các tiêu chí này sẽ làm tăng tỷ lệ gửi email vào hòm thư đến.

Việc tuân thủ các tiêu chí này không chỉ giúp bạn tránh được các bộ lọc spam mà còn tăng khả năng email của bạn được đưa vào hòm thư đến chính xác của người nhận. Sử dụng từ khoá phù hợp, giảm sự phụ thuộc vào URL có thể liên quan đến spam, và duy trì tỷ lệ hình và chữ cân đối là những bước quan trọng để đảm bảo rằng email của bạn được xem xét tích cực.

Đề nghị khách hàng thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách của họ

Đây là cách hiệu quả nhất để bạn dễ dàng gửi thư vào hộp thư đến. Khi địa chỉ email của bạn được nằm vào danh sách của khách hàng thì độ tin cậy đã được nâng cao, từ đó hạn chế tối đa việc thư bị gửi vào mục spam.

Xem thêm: Cách viết email giới thiệu sản phẩm chuẩn nhất 2023

Theo dõi các chiến dịch marketing trước đó

Tăng tỷ lệ gửi email vào hộp thư đến là một quá trình đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu và cải tiến liên tục. Do đó, kết quả từ các chiến dịch trước đó chính là nguồn thông tin quý giá để chúng ta có thể tinh chỉnh và cải thiện hiệu suất trong tương lai.

Duy trì mật độ gửi thư hợp lý

Nếu quá lâu, khoảng 2-3 tháng, mới gửi một lần, khách hàng có thể quên và xoá thư của bạn. Tuy nhiên, nếu gửi email hàng ngày, không chỉ gây khó chịu mà còn có thể khiến họ đánh dấu bạn là thư rác (SPAM) và không muốn mở email của bạn.

Do đó cần duy trì một tần suất gửi email hợp lý, tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Một chiến lược cân nhắc và có tính đều đặn sẽ giúp bạn tạo ra một môi trường gửi email hiệu quả và tăng khả năng tương tác từ phía người nhận.

Tạm kết

Trên đây là vài cách gửi mail không bị vào spam mà mình muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi, chúc bạn thành công.